benuk komunikasi elektronik

Materi Kuliah: Pembahasan tentang Komunikasi Elektronik dan Komunikasi Non-elektronik, serta uraian lainya 

 

Komunikasi merupakan faktor yang penting dalam upaya mencapai tujuan suatu organisasi bisnis. Secara umum, komunikasi dapat diartikan sebagai proses mengirimkan dan menyampaikan pesan untuk mencapai pemahaman bersama. Komunikasi akan dikatakan efektif apabila individu mencapai pemahaman bersama, merangsang pihak lain melakukan tindakan, dan mendorong orang untuk berpikir dengan cara baru. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah produktivitas, baik individu yang bersangkutan maupun organisasinya, sehingga dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan secara efektif, mengkoordinasikan arus kerja, mensupervisi orang lain, mengembangkan hubungan serta dapat mempromosikan produk dan jasa organisasi yang nantinya dapat menentukan keberhasilan seseorang, bukan hanya dalam dunia organisasi bisnis tetapi dimanapun ia berada.

Menurut Lasswell, komunikasi terdiri dari lima unsur yang merupakan jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu, yaitu komunikator (siapa yang mengatakan?), pesan (mengatakan apa?), media (melalui saluran/channel/media apa?), komunikan (kepada siapa?), dan efek (dengan dampak/efek apa?). Jadi, secara sederhana proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encode) pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang menimbulkan efek tertentu.

Komunikasi jika dilihat dari segi perantaranya dapat digolongkan menjadi dua bagian, yaitu:

• Komunikasi elektronik adalah komunikasi yang bukan hand-written atau percakapan face-to-face karena komunikasi terjadi melalui email, electronic bulletin, voice mail, fax, atau media komunikasi lainnya. Komunikasi elektronik tidak terbatas hanya pada komunikasi antara person-to-person  tetapi juga person-to-system atau system-to-person.
• Komunikasi nonelektronik adalah komunikasi yang terjadi dengan bertatap muka langsung atau melalui media yang disalurkan tanpa melalui kabel atau menggunakan wireless tetapi melalui perantara orang.

Beberapa bentuk komunikasi elektronik yang sudah kita kenal diantaranya adalah electronic mail (emai)l, short message service (sms), dan chatting.

1.                  Electronic mail (email)

Email adalah pesan atau surat secara elektronik, baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat ke alamat lain di jaringan internet. Sebuah alamat email yang mewakili banyak alamat email sekaligus disebut sebagai mailing list. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain. Misalnya: namasaya@yahoo.com.

Cara menulis email merefleksikan banyak hal, diantaranya adalah status di tempat kerja, cara bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian. Email, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, email juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini sepuluh dasar kiat menggunakan email yang baik:

a.       Email bukan satu-satunya cara berkomunikasi

Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi email juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui email. Jadi, email harus digunakan secara bijaksana tetapi tidak sampai mengatur perusahaan melalui email.

b.      Meuliskan email secara pendek dan dengan kata-kata yang baik

Sebaiknya kita menghindari menulis email yang sangat panjang. Melihat email yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa saja baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya.

c.       Menulis isi email dengan jelas

Maksud yang ingin disampaikan harus diungkapkan dengan jelas. Hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan dapat lebih diperjelas. Menyertakan tombol jawaban agar mengetahui bahwa email sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

d.      Terbuka terhadap pertanyaan

Mendukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk memperlihatkan bahwa kita selalu terbuka bagi mereka.

e.       Mengungkapkan kemarahan melalui tatap muka langsung

Isi email yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan, maka email sebaiknya dipersingkat agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Mengendalikan pesan yang disampaikan dan perasaan pada waktu menulis email. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

f.       Membatasi email humor

Wajah yang tersenyum memperlihatkan bahwa kita sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu kita harus menulis email yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan email yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja.

g.      Lima menit antara waktu menerima dan membalas email

Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab email. Bila pada saat akan menulis email kita sedang marah, sebaiknya ditunda dulu dengan berdiri dari kursi kerja, berjalan di sekitar ruang kerja atau melakukan sesuatu sebelum mulai menulis email kembali.

h.      Mentukan waktu untuk menjawab email setiap hari

Bila kita sibuk, sebaiknya mendelegasikan seseorang (sekretaris atau bawahan yang lain) untuk menjawab email yang ada.

i.        Belajar menulis email yang baik

Harus disadari bahwa tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan kita secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara kita menulis email. Oleh karena itu kita perlu latihan menulis email yang baik.

j.        Menggunakan bahasa yang baik

Menghindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.

2.                  Short message service (SMS)

SMS merupakan pesan singkat berupa teks yang dikirim dan diterima antar sesama pengguna handphone. Pada awalnya, pesan ini digunakan antar telepon genggam, namun dengan berkembangan teknologi, pesan tersebut bisa dilakukan melalui komputer ataupun telepon rumah. Dengan SMS, pengguna handphone GSM dapat mengirim dan menerima berita/message singkat (biasanya sampai dengan 160 karakter). Text dapat berupa kata atau nomor atau kombinasi alphanumeric. SMS diciptakan sebagai bagian dari standart GSM Phase 1. Short message pertama yang dikirimkan adalah pada bulan Desember 1992 dari sebuah Personal Computer (PC) ke sebuah handphone pada network Vodafone GSM di Inggris. Apabila short message ini dilakukan dengan huruf latin, maka 160 karakter yang dapat dikirim, tetapi apabila non-latin seperti huruf Arab atau Cina jumlah karakter adalah 70.

Cara kerja SMS bisa dikatakan tidak terlalu sulit. Seluruh operator GSM network mempunyai message centre (MC) yang bertanggung jawab terhadap pengoperasian atau manejemen dari beberapa berita yang ada. Bila seseorang mengirim berita kepada orang lain dengan handphonenya, maka berita ini harus melewati MC dari operator network tersebut dan MC ini dengan segera dapat menemukan si penerima berita tersebut. MC ini menambah berita tersebut dengan tanggal, waktu dan nomor dari si pengirim berita dan mengirim berita tersebut kepada si penerima berita. Apabila handphone penerima sedang tidak aktif, maka MC akan menyimpan berita tersebut dan akan segera mengirimnya apabila handphone penerima terhubung dengan network atau aktif.

3.                  Chatting

Chatting adalah percakapan interaktif antar sesama pengguna komputer yang terhubung dalam suatu jaringan. Percakapan ini bisa dilakukan dengan saling berinteraktif melalui teks, gambar maupun suara. Berbagai aplikasi dapat digunakan untuk chatting ini, baik melalui SMS, aplikasi messenger seperti Yahoo! Messenger, MSN Messenger, mIRC, dll.

Bentuk Komunikasi Nonelektronik

Dewasa ini perkembangan komunikasi nonelektronik di Indonesia mengalami penurunan, terutama di kalangan anak muda. Hal ini disebabkan karena semakin menjamurnya komunikasi elektronik seperti, sms, email, atau chatting yang lebih menarik dibandingkan dengan berbicara langsung, menulis surat, peasanan rutin ataupun memo.